La importancia de una base de datos de clientes

¿Te has puesto a pensar si un día colapsara la red social con la que te conectas con tus clientes y no pudieras comunicarte con ellos?

Hoy en día sin dudas que las distintas redes sociales nos sirven de vidriera para exhibir nuestro trabajo y captar potenciales clientes. A raíz de ello nos confiamos en estas plataformas con el fin de comunicarnos desde el envío de cotizaciones hasta cualquier tipo de comunicación importante.

Nos confiamos muchos en plataformas que pueden cambiar de un día al otro y dejarnos sin contacto con nuestros clientes. Es por ello que debemos generar estrategias que nos permitan tener la información importante al alcance de nuestra mano siempre.

Obviamente no soy una gurú en el tema sino que lo cuento desde mi propia experiencia. Si habré perdido mails o números de celular, o agendado sesiones bajo el usuario de Instagram sin saber como se llama mi futuro cliente! claro está que todo esto me sirvió para aprender y tratar de generar un sistema que me permita tener un mayor control, sistema que sigue mejorando y voy modificando día a día.

Entonces, ¿como me manejo?.
Yo soy la reina de los formularios! jaja, mis clientes ya me conocen pues les envío un par de formularios dependiendo del tipo de sesión así como pdf con información que me permite tener un mayor control de por ejemplo: vestimenta que deben de traer a la sesión o las llegadas tarde.

Me gusta manejarme con los formularios de Google, en verdad me ayudan muchísimo a la hora de conseguir la información pero como mi pasado informático puede más que yo, no quedo con sólo una copia de la información sino que eso que queda en mi Drive de Google también lo copio en el disco duro donde tengo la información del estudio (por separado de las fotos).

Click aquí para ver un ejemplo de formulario -> https://forms.gle/hViuD84BpmdFrsnE8

En este formulario tengo toda la información que necesito ante cualquier situación. También me permite tener un control de como llegan mis clientes para poder enfocarme en campañas de publicidad.
Claro está que puede adaptarse a las necesidades de cada uno, pero en menor o mayor medida siempre debes tener el nombre, e-mail y celular de tus clientes.
Puede mejorarse, lo sé!!!! y estoy tratando de llegar a una versión 2.0 que compartiré en breve con ustedes.

No hago esto sólo con clientes, lo utilizo con los modelos de sesiones o capacitaciones pero lo manejo de manera independiente.

Ahora estoy comenzando a probar un software italiano creado para fotógrafos, para administración de clientes y sesiones, y en cuanto tenga una visión más general la compartiré con ustedes.

¿Cuando envío el formulario?
Lo hago apenas el cliente seña la sesión, así estos datos me permitirán también ir armando la carpeta correspondiente para luego guardar sus fotos.
Antes de la sesión les recuerdo que deben completar la ficha, si no la han completado les envío un mensaje indicándoles que es «fundamental» que lo hagan para poder enviarles por mail la galería con las fotos de muestra.

¿Que hago con esta información?
Lo principal en NO COMPARTIRLA JAMÁS con terceros!. Esta información es privada y de uso exclusivo de nuestro estudio.
Por lo general me contacto con mis clientes a través de e-mail o celular para comentarles las nuevas promos.

Si bien el e-mail me resultaba super cómodo he visto como muchos no abren los mails y por ello no se enteran de información importante.

Comunicarme uno por uno mediante celular sería demasiado agotador, así que lo que hice fue crear un grupo de WhatsApp donde sólo yo tenga la posibilidad de enviarles info, y con una frecuencia nunca menor a 1 semana les envío información importante: fecha de licencia, promos nuevas, ahora el nuevo protocolo de limpieza del estudio.

Claro está que un cierto porcentaje salió del grupo cuando lo cree (un 15% aproximadamente) pero el resto continúa allí y me realizan consultas por privado cuando algo les interesa. De esa forma no dependo de que vean las publicaciones de Instagram o Facebook, pues en muchos casos son mamás profesionales que no se conectan frecuentemente a las redes sociales.

Así que si aún no llevas una base de datos de clientes te invito a probar con los formularios de Google, sin dudas te van a simplificar la vida. ¿Por que te recomiendo esto? porque en verdad es una herramienta sencilla, desde donde puedes exportar la info y guardarla incluso en tu computadora, y lo mejor es que es gratuita.

Espero que esta info te haya servido y comiences a planificar tu respaldo de lista de clientes de la forma que mejor se adapte a tus necesidades. Quizás incluso lo haces de una manera diferente y me encantaría que me contaras.

Foto del artículo:  Denise Jans on Unsplash

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